Nutzerstudien 5

Wie wir die Einsatzplanung in unseren Softwareprojekten stakeholderübergreifend weiterentwickeln

Die jambit Einsatzplanung kümmert sich um die optimale Besetzung unserer Softwareprojekte. Und hat einiges zu tun: Kundenbedürfnisse und Entwicklungsziele unserer Mitarbeiter*innen müssen miteinander in Einklang gebracht werden, gleichzeitig muss der Projektbesetzungsprozess bestmöglich an die sich verändernden Rahmenbedingungen angepasst werden. Deshalb haben wir seit über einem Jahr eine eigene Stelle in unserem HR-Team. Wir treffen jambitee Dr. Julia Ebert, die als HR Specialist Resource Planning, die Einsatzplanung verantwortet und kontinuierlich weiterentwickelt.

Welchen Stellenwert hat die Einsatzplanung in der Softwareentwicklung und in jambits Projektgeschäft?

Die passenden Entwickler*innen für unsere maßgeschneiderten Softwareprojekte auszuwählen, ist ein zentraler Werttreiber. In der Softwareentwicklung verändern sich die eingesetzten Technologien kontinuierlich und Projekte gewinnen an Komplexität. Dies betrifft neben den Sprachen und Frameworks auch Vorgehensweisen und Prozesse. Diese Entwicklungen muss ein Einsatzplanungsprozess berücksichtigen. Gleichzeitig müssen neben den technischen und methodischen Fähigkeiten auch „weiche“ Faktoren berücksichtigt werden. Im agilen Entwicklungsprozess ist es für den Projekterfolg essenziell, dass das Team optimal funktioniert. In unseren Projekten treffen Uni-Absolvent*innen und analytische Quereinsteiger*innen aus der Forschung auf pragmatische und erfahrene Entwickler*innen.

Wir stellen uns regelmäßig die Frage: Wer funktioniert zusammen und wer vielleicht eher weniger? Damit unsere Teams optimal aufgestellt sind, stehen die Beteiligten auch bereichsübergreifend im permanenten Austausch miteinander. Über die Schnittstelle der zentralen Einsatzplanung wird das Wissen der Beteiligten gebündelt und somit der lokale Wissensschatz zu den Projektspezifika und Mitarbeitereigenschaften gehoben. Damit können wir unternehmensweit flexibel auf Kundenanforderungen und Entwicklungsziele der Mitarbeiter*innen eingehen.

Wie unterstützt die Einsatzplanung die persönliche Entwicklung der Mitarbeitenden?

Julia greift ein Zitat aus dem Text auf: Trends werden ganzheitlich betrachtet und fließen in die Einsatzplanung.

Die Einsatzplanung ist bei jambit in die Human-Resources-Abteilung integriert. Das bedeutet, dass Recruiting, Personalentwicklung und Einsatzplanung im engen Austausch miteinander stehen. Damit begleiten wir jambitees über ihren gesamten Entwicklungszeitraum hinweg und können sie bei der Verfolgung ihrer beruflichen Ziele unterstützen. Bei jambit gibt es keine festgelegten Karrierepfade. Unsere Softwareentwickler*innen planen ihre Karriere individuell, u. a. in halbjährlichen Entwicklungsgesprächen mit der jeweiligen Führungskraft. Neben den damit verbundenen Weiterbildungsschwerpunkten werden auch Entwicklungsziele hinsichtlich zukünftiger Projekteinsätze vereinbart. Die Einsatzplanung möchte die jambitees durch attraktive und passende Projekteinsätze unterstützen. jambitees können sich bei uns in technologischen Schwerpunkten entwickeln, als flexible Allrounder*innen in die Breite gehen und neue Rollen als Requirements Engineer oder Projektleiter*innen wahrnehmen.

Aktuell verzeichnen wir beispielsweise sowohl kundenseitig als auch unter unseren Mitarbeitenden ein erhöhtes Interesse an Ops-Themen. Dadurch, dass wir solche Trends in der zentralen Einsatzplanung bereichsübergreifend und ganzheitlich betrachten, können wir zielgerichtet und flexibel darauf reagieren. Beispielsweise ergänzen wir zielgerichtete Rekrutierungsaktivitäten mit Weiterbildungsinitiativen die zu relevanten Cloud-Zertifizierungen führen. So können neben externen Rekrutierungsaktiviäten auch interne Weiterbildungsinitiativen mit angestoßen werden. So wie beispielsweise mit unserer „jambitees4Ops“-Initiative. Den hohen projektseitigen Bedarf an Plattform-Entwickler*innen haben wir als Anlass genommen, auch intern nach jambitees zu suchen, die sich in diesem Bereich weiterentwickeln und anschließend darin arbeiten wollen.

Wie entwickelt jambit die Einsatzplanung weiter?

Um den Einsatzplanungsprozess weiterzuentwickeln, arbeiten wir mit Sociocracy 3.0, einem Ansatz der agilen Organisationsentwicklung. Hierbei organisieren sich Repräsentant*innen aller Stakeholdergruppen der Einsatzplanung, von der Geschäftsführung über Projektmitarbeiter*innen und Führungskräften hin zu Vertrieb und HR. Die Repräsentant*innen wechseln in regelmäßigen Abständen, sodass unterschiedliche Individuen am Prozess teilhaben und themenbezogen an der iterativ-inkrementellen Weiterentwicklung des Einsatzplanungsprozesses arbeiten. Dadurch können wir uns an den sich verändernden Rahmenbedingungen orientieren und z. B. Unternehmenswachstum, sich wandelnde Kundenanforderungen und Mitarbeiterbedürfnisse direkt in der Prozessgestaltung berücksichtigen.

Wie behält man unter 350 Mitarbeitenden den Überblick über alle Skills?

Nutzerstudien 5

Ein entscheidender Erfolgsfaktor in der Einsatzplanung ist „das Wissen über das Wissen“ der jambitees. Um uns hierbei nicht ausschließlich auf implizites Wissen verlassen zu müssen, haben wir uns dafür entschieden, ein Tool einzusetzen, mit dem Ziel ein möglichst vollständiges und aktuelles Bild über die Skills der Mitarbeiter zu erhalten.

Aber nicht nur für die Einsatzplanung ist es essenziell, einen Überblick darüber zu haben, wer „was“ kann. Aus unserer Sicht entspricht es auch dem Selbstverständnis einer vernetzten Organisation, dass Mitarbeitende ihr Wissen möglichst ohne große Hürden miteinander teilen können. Außerdem sind wir überzeugt davon, dass diejenigen, die in der täglichen (Zusammen-)Arbeit am häufigsten mit den Skills der jambitees in Berührung kommen, diese auch am besten einschätzen können. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach einem Tool gemacht, dass die jambitees ohne große Hürden dabei unterstützt, ihre Skills selbst zu pflegen und durch „Endorsements“ von Kolleg*innen bestätigen zu lassen. Wir haben uns intensiv mit dem Markt beschäftigt, Tools analysiert und ausprobiert. Dabei haben wir festgestellt, dass wir maßgeschneiderte Software benötigen. Und diese am besten selbst entwickeln. Entstanden ist „jamboree“; ein schlankes, benutzerfreundliches Tool von jambitees für jambitees.

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